직장생활에서 반복되는 업무 중 하나인 보고서 작성에 이골이 났다. 입사 후에 어느 정도 업무를 익힐 즈음에는 회의 록과 출장보고서 작성을 반복한다. 비슷한 형태는 어렵지 않게 작성할 수 있다. 작은 보고서지만 작성을 완료한 후에 성취감이 따라온다. 그런데 시간이 지나자 다른 형태의 보고서 작성을 요청받는다. 해결보고서다. 어떤 문제나 이슈를 분석 하고 해결안을 포함하여 작성해야 한다. 끝이 아니다.

다음은 가장 어려운 기획보고서를 작성해야 한다. 무에서 유를 창조하는 느낌이다. 끝이 없는 보고서 작성, 회사에서 보고서를 도대체 왜 쓰는 걸까. 서로 다른 사람들이 모여서 일을 하고 성과를 내기 위해서 공통의 연결고리가 필요한데 그것이 바로 보고서다. 글로 보고서를 쓰고 말로 보고 한다. 회사의 공통 언어로써 보고서가 조직을 연결하고 조직 구성원을 매개한다. 수단으로써 보고서이고 그것이 바로 필요성이다. 보고서를 작성하는 궁극적인 목적을 알아보기 전에 필요성을 먼저 이해해야 한다.

회사는 이익을 창출해야 한다. 이를 위해서는 무언가를 해야 하는데 달리 말하면 의사결정을 한다는 말이다. 회사가 하는 모든 활동은 의사결정을 수반한다. 그런데 회사의 의사결정은 수익성 또는 회사의 존폐에도 영향을 미친다. 따라서 의사결정을 잘해야 하는데 회사에서는 여러 사람의 검토를 통해 효과적인 의사결정을 추구하고 그 수단이 보고서다. 예를 들어 100억원의 예산을 투자하는 의사결정인데 대충 할 수가 없는 것이다. 보고서를 작성하고 회의를 하고 여러 담당자 및 직책 보임자의 검토를 통해 위험 요소를 발굴하며 의사결정 의 수준을 높인다.

보고서를 작성하는 가장 중요한 최종 목적이 의사결정이 돕는 것이고 다음 목적은 문제해결이다. 의사결정을 하는 과정에서 발생하는 문제, 사업을 추진하며 새롭게 떠오른 상황과 요인을 해결하기 위해서 보고서를 쓰고 여러 사람들의 의견을 수집한다. 최근에는 간략하게 정리하고 공유하며 집단지성을 활용할 수 있도록 효율적인 방법으로 연결하는 조직이 늘고 있다. 수단은 간소화하고 집단지성은 극대화한다. 수단은 다양하다. 또한 바뀔 수 있다. 하지만 목적을 분명하게 인지해야 결과물을 잘 만들 수 있다. 그러므로 보고서를 작성하는 이유를 정리하는 것이 중요하다.

세 번째 목적은 소통이다. 회사의 공통 언어로 작성한다고 무조건 소통이 되는 건 아니다. 하지만 기본적인 부분을 맞춰야 생산성과 효율성을 높일 수 있다. 그렇지 않으면 시간이 오래 걸리거나 과정에서 갈등이 생기고 새로운 이슈가 발생하기도 한다. 소통을 위해서 회사는 다양한 연구와 실행을 하지만 그 중 기본은 다시 보고서라는 회사의 언어다.

회사에서 보고서를 쓰는 이유 세 가지를 목적지에 두고 보고서를 작성하거나 일을 하면 결과물이 좋아진다. 보고서에 반드시 포함할 요소를 세 가지 목적 중에 찾아보거나 일을 추진하며 막히는 부분을 연관해서 생각해 보는 것이다. 보고 받는 사람이 의사결정을 잘할 수 있도록 목차와 내용을 구성하고 담당자가 문제해결을 하는 과정을 보고서에 적절히 담으면 결과물이 달라진다. 보고서 작성과 보고 과정이 복잡하고 답답하다고 느끼는 직장인이 무수히 많다. 물론 조직문화 차원에서 더 효율적인 방법으로 개선되길 희망하지만 시간이 걸린다면 불평만 하기 전에 현 수준에서 더 나은 방법을 찾아야 한다. 고민이 생산성을 높일 것이고 결국 자신을 위한 투자가 될 것이다. 두 번 할 일을 한 번 하는 방법이 될 것이다. 현재 작성하고 있는 보고서의 유형을 분류하고 보고서를 작성하는 과정과 방법을 정리해보자. 보고서 작성의 중요한 세 가지 목적을 중심으로 다시 바라보자. 현명한 직장인이 가져야 할 관점을 찾는 길이다.

나에게 다시 던지는 셀프코칭(self-coaching) 질문

■ 내가 주로 작성하는 보고서의 종류는?

■ 보고서 작성에서 내가 어려워하는 부분은?

■ 보고서를 잘 쓰기 위해 필요한 것은 무엇인가?