아이디어가 넘치는 회의 문화 만들기
[Case Study]
오늘도 김 팀장은 회의를 주재하고 나왔다. 그런데 회의 내용이 썩 마 음에 들지 않았다. 팀원들이 너무 수동적이고 의견을 내지도 않는다. 김 팀장은 답답해서 본인의 아이디어를 이야기하다가 ‘도대체 내가 무엇을 하고 있는가?’ ‘나만 의견을 내는 회의인가?’라는 생각에 짜증을 냈다.
“여러분은 생각이 없나요? 회의 어젠다도 미리 공지했는데, 이렇게 의견이 없으면 어쩌란 말입니까? 지난번에도 같은 상황이었고, 이럴 거면 회의할 필요가 없습니다. 자기 일이라고 생각하지 않으니 아이디어가 없는 것 아닙니까? 내 의견을 듣기만 하겠다는 겁니까?”
김 팀장은 해결방법이 필요했다. 팀원들이 다양한 의견을 내고 서로 자신의 아이디어를 실행해 보겠다고 적극적으로 나서는 그런 회의를 연출하는 것은 불가능할까? 김 팀장은 책상에 앉아 볼펜을 끄적이며 고민해 본다. ‘팀장으로서 나는 어떻게 해야 할까?’
[HBR 리더십 솔루션]
활발한 회의를 위한 10가지 솔루션
미국의 리더십 컨설팅기업 리더팩터의 CEO 티머시 클라크(Timothy R. Clark)는 회의에 참석하는 구성원들의 감정에 대해 조사했다. 그 결과 CEO나 팀장에게 권력이 집중되어 있는 조직은 리더가 듣고 싶은 말만 앵무새처럼 반복하는 반향실 효과(echo chamber)가 나타났다. 밀폐된 방에서 소리를 지르면 자신에게 돌아오는 것처럼, 팀장이 의견을 내면 팀원들이 그대로 반복하는 현상을 말한다. 괜히 팀장 앞에서 말을 잘못 꺼냈다가 오히려 평판에 부정적인 영향을 미치고 지금의 자리도 위태로울 수 있다고 생각하는 것이다.
티모시 클라크는 아이디어와 피드백이 활발한 회의를 위해 10가지 방법을 제안했다.
① 회의 진행을 구성원에게 위임하라. 리더가 직접 회의를 주관하지 말고 구성원이 중심이 되도록 한다.
② 구성원들과 같은 자리에 앉아라. 리더는 당연히 테이블 중앙이나 높은 자리에 앉는다는 분위기를 없앤다.
③ 회의시간에 심리적 안정감을 안겨주라. 리더의 행동과 말투 등이 구성원들에게 어떻게 느껴질지 고민하자.
④ 리더도 모르면 모른다고 인정하라. 리더가 약점을 보이지 않으면 회의시간에 구성원들의 의견이 줄어든다.
⑤ 리더가 빠르게 결론을 내지 마라. 구성원들이 호기심을 가지고 생각을 깊게 할 수 있도록 질문하라.
⑥ 리더와 다른 의견을 내는 구성원을 존중하라. 리더의 의견에 대해 반대 의견을 내는 구성원에 대해 감사의 표시를 하라.
⑦ 회의 중 구성원들의 웃음과 긍정적인 반응을 이끌어내라. 유머와 열정으로 회의시간의 즐거움을 부여하라.
⑧ 회의에서 독단적인 행동을 하는 구성원을 관리하라. 구성원 모두가 골고루 똑같이 참여해야 한다는 점을 강조하라.
⑨ 구성원들의 의견을 충분히 경청하라. 구성원의 의견을 경청하는 것은 확실한 존중의 표현이다.
⑩ 구성원의 행동에 구체적으로 칭찬하라. 리더가 미처 생각하지 못한 점을 발언한 것에 대해 구체적으로 칭찬하는 것이다.
[리더십 인사이트]
리더십 전문가 리즈 와이즈먼(Liz Wiseman), 로이스 앨런(Lois Allen), 앨리스 포스터(Elise Foster)는 “팀의 성과를 높이는 리더는 팀원들의 잠재력을 이끌어낸다. 회의 분위기를 리더가 주도하면 팀원들의 잠재력을 제대로 이끌어내지 못한다.”고 말한다.
김 팀장은 팀원들의 잠재력을 끌어내기 위해 마인드를 바꾸고 과거와는 다르게 회의를 이끌었다. 그동안은 회의에서 자신이 모 든 것을 주도했는데, 이제는 팀원들이 많은 부분에 참여할 수 있도록 조정했다.
김 팀장은 팀원들이 자기보다 더 좋은 아이디어를 내지 못한다 생각에 자신의 의견을 팀원들에게 전달하거나 주입하려고 했다. 하지만 이제는 회의에서 말하기보다 더 많이 들으려고 노력한 다. 회의실 중앙에 늘 자신이 앉았는데, 이제는 팀원들이 돌아가면서 앉도록 했다.
김 팀장은 회의 준비, 진행, 회의록 정리까지 많은 부분에서 팀원들의 의견을 반영했다. 회의는 1시간 내외로 하고, 진행은 그날 회의실 중앙에 앉은 사람이 맡으며, 회의록은 돌아가면서 정리하기로 규칙을 정했다. 회의 마지막에는 지금 진행하는 프로젝트에 대한 진행 정도를 알 수 있도록 정리의 시간을 정해 진행상황을 모두 공유했다.
이러한 변화 이후 주변에서는 김 팀장의 팀 회의에서는 다양한 의견이 나오고 서로 활발하게 피드백을 주고받는다는 소문이 돌았다. 김 팀장은 ‘내가 다 맞는 것은 아니다’라는 마인드의 변화를 계기로 창의적인 아이디어와 생산적인 결과를 낼 수 있었다.