시간관리의 이해와 방법 [정경호의 셀프리더십](13)

‘서서히 가라. 생각하는 여유를 가져라. 그것이 힘의 원천이다.

노는 시간을 가져라. 그것이 영원한 젊음의 비결이다.

독서하는 시간을 가져라. 그것이 지식의 샘이 된다.

사랑하고 사랑 받는 시간을 가져라. 그것은 신이 부여한 특권이다.

평안한 시간을 만들어라. 그것은 행복에의 길이다.

웃는 시간을 만들어라. 그것은 영혼의 음악이다.

남에게 주는 시간을 만들어라. 자기 중심적이기에는 하루가 너무 짧다.

노동하는 시간을 가져라. 그것은 성공을 위한 대가이다.

자선을 베푸는 시간을 가져라. 그것은 천국의 열쇠이다.’

- 아일랜드 속담 -

20세기 초 미국 굴지의 철강 회사 회장인 찰스 슈바프는 어떻게 하면 밀려드는 업무량을 효과적으로 처리하고 시간을 잘 사용할 수 있을 것인가를 고민하다 당시 시간경영 컨설턴트였던 아이비 리에게 자문을 구했다.

“나에게 하루 24시간을 가장 효과적으로 사용하는 방법을 가르쳐 주시오.”

“좋습니다. 그러면 오늘 밤부터 당장 이렇게 해 보시지요. 저녁에 침대 옆에 깨끗한 종이 한 장과 연필을 준비하세요. 그리고 내일 해야 할 일들을 생각나는 대로 쭉 적는 겁니다. 더 이상 생각나지 않을 만큼 적은 다음에 목록들을 보면서, 가장 중요한 것 여섯 가지만 뽑으세요. 그리고 가장 중요한 것부터 순서대로 배열하십시오. 다음날 출근해서 1번 업무를 목표한 만큼 다 끝내기 전에는 2번 업무를 절대 시작하시면 안 됩니다. 하루 종일 1번이 덜 끝나면 2번은 손을 대지 말아야 합니다. 이것이 꼭 지키셔야 할 규칙입니다. 3번이나 4번이 아무리 강력하게 회장님을 유혹해도 절대 그 유혹에 넘어가시면 안 됩니다. 반드시 1번을 끝낸 후, 2번으로 넘어가십시오. 하루에 다 끝내지 않으셔도 됩니다.”

자문을 받고 3개월을 그대로 실천하였다. 스스로 결과에 대만족하였다. 찰스 슈바프는 감사와 시간관리에 대한 컨설팅비용으로 1920년대에 무려 20만 달러라는 거금을 지급했다.

(1) 시간관리의 효과적 방법

시간은 보이지 않는 자원이며, 따로 저장할 수도 없고, 돈을 주고 살 수도 없다. 그리고 한 번 지나간 시간은 다시는 돌아오지 않는다. 시간관리의 효과적 방법은 무엇보다 시간을 매우 귀중히 여기며 시간을 배분하며 계산하는 습관을 가지는 것이다. 자신의 가치판단에 따라 시간을 일종의 예산처럼 여기며 적절한 균형과 안배를 통해 항상 자신에게 자극을 주기 위한 건강한 시간적 압박감을 만드는 것이다.

1) 시간을 기록하고 분석하라

우선 시간이 어떻게 사용되고 있는지를 자세히 아는 것이 중요하다. 이를 위해 일종의 일지표를 작성하여 시간계획을 세우고 그 결과를 분석하여 문제점을 개선한다면 좀 더 효율적인 시간관리가 가능해진다. 즉 시간일지를 작성하다보면 일정한 패턴의 업무처리의 유형을 발견하게 되어 다음 계획 수립에 도움이 된다. 또한 업무 분석을 통해 정기적으로 업무량이 많은 시기를 파악하여 미리 대비할 수 있다.

2) 시간을 배분하고 우선순위를 결정하라

매일 아침 일과를 시작하기에 앞서 10분 정도 그날의 일과를 계획하고 우선순위를 매겨 우선순위대로 업무를 처리한다. 우선순위는 즉시 처리해야 할 일, 오늘 중으로 끝내야 할일, 시간 나는 대로 하면 될 업무 등으로 순위를 정한다. 직장에서 우선순위를 결정하는 데는 시간제약, 내용의 중요도, 상사의 의향 등 여러가지 판단 기준이 있으며 상사의 가치관, 업무의 처리 방식도 고려하여야 한다.

3) 시간낭비 요소의 제거

불필요한 전화와 복사, 반복적이며 비생산적인 회의, 사내 잡담과 개인적인 문제 해결을 위한 업무시간의 유용, 동료 및 관리자와의 쉽고 직접적인 의사소통 부족 등의 요소를 제거하도록 한다. 또한 책상정돈, 불필요한 문서 폐기, 소모품 효율적 정리 등의 방법을 통해 업무생산성을 향상 시킬 수 있다.

4) 첨단 IT기술의 활용

나날이 발달하는 과학기술을 반영하는 하이테크 기기를 사용하면 시간을 절약하고 업무의 생산성과 효율성을 높일 수 있다. 예를 들어 스카이프와 카카오톡을 통한 영상회의와 같은 첨단 기술을 반영하는 방안도 강구함으로써 효율적인 시간관리가 가능해 진다.

(2) 당신의 시간을 알라 - 피터 드러커 교수의 시간관리법

피터 드러커는 시간관리에 있어서 실용적이고 귀납적인 방법으로 접근했다.

무슨 일을 어떻게 하겠다는 계획에서 출발하지 않고 나의 시간이 실제로 어떻게 쓰이고 있는가를 분석하는 데서 시작한다. 그렇게 분석한 시간 사용 패턴에서 실제 효과에 별로 영향을 미치지 못한 부분을 제외한 다음 조절할 수 있는 시간 단위를 가급적 한 덩어리로 뭉친다. 이것이 피터 드러커가 말하는 시간관리의 핵심이다.

기존의 시간에 대한 책들과 이론들은 해야 할 일을 중요한 일과 급한 일로 나눈 다음 여기에 맞게 시간을 어떻게 배분하고, 자투리 시간을 어떻게 활용한다는 식으로 시간경영을 주장하였다. 하지만 피터 드러커는 정반대로 이야기한다. 해야 할 일이 아닌 시간기록과 분석에서 출발해야 한다는 것이다.

피터 드러커는 어떤 일을 할 때 상세히 수첩에 기록할 것을 권했다. 실시간으로 기록해서 자신의 시간 사용 기록을 만든다. 그리고 자신의 실제 시간 사용 기록을 보면서 '이것을 하지 않았다면 어떤 일이 일어났을까'라는 질문을 하나하나 던진다. 별로 달라질 것이 없다면 과감하게 쳐낸다. 결과에 아무런 기여를 하지 못한 시간은 철저히 배제하고 기록을 보면서 다른 사람이 대신 해줄 수 있는 일은 없는지 검토한다. 마지막으로 자기 자신이 오히려 다른 사람의 시간을 뺏고 있지는 않은지 되돌아 보는 것이다. 확인해보면 뜻밖에 낭비가 많다.

자신의 시간 사용 패턴을 정리했으면 이제 가급적 큰 시간 덩어리를 만들어 낸다. 결코 자투리 시간의 활용이 아니다. 조각난 시간 속에서 일을 집적거리기만 하면 별 의미없는 낙서만 만들어내기 쉽다. 레포트를 쓸 때나 또는 중요한 프리젠테이션 자료를 만들 때를 생각해보자. 20분 하다가 다른 일 하고, 10분 하다가 다른 일을 처리하면 일관성 없는 끄적거림만을 들고서 마감 시간에 쫓긴다. 1시간이면 1시간, 2시간이면 2시간, 누구의 방해도 받지 않고 관련 자료를 읽어보며 깊게 생각할 수 있는 시간을 확보하는 것이 좋은 레포트, 좋은 프리젠테이션 자료를 만드는 데 훨씬 효과적이다.

같은 크기일지라도 조각난 시간 수십 개보다는 덩어리가 큰 시간 한 개가 훨씬 더 가치있다. 자투리 시간 활용에 앞서 실제 성과를 가져다 줄 일에 온전히 집중할 수 있는 큰 시간 덩어리를 만드는 데 주력해야 한다. 피터 드러커 교수는 시간활용의 구체적 사례로 일주일에 하루는 집에서 일을 하는 사람, 모든 미팅은 월요일과 금요일로 몰아 놓고 나머지는 자신의 일에 집중하는 사람들을 들고 있다. 큰 의미가 없는 일들은 과감하게 잘라내고, 맡길 수 있는 일은 다른 사람에게 맡기면서, 가급적 큰 덩어리를 확보하는 것이 중요하다.

[정리TIP]

<시간관리 핵심원칙 3가지!>

첫째 목표를 명확히 하자.

스스로 나의 인생목표들은 무엇인가 질문해 보자. 그리고 생각할 수 있는 모든 목표들을 기록하고 어떤 목표들이 장기적인 목표를 달성하기 위해 더 중요한지 판단해서 우선순위를 매기도록 하자. 그리고 우선순위에 따라 해야 할 일들을 취사선택하는 것이다.

둘째 자투리 시간을 효과적으로 활용하자

병원에서 진료를 기다릴 때, 버스나 전철 속에서 많은 시간을 그냥 흘려보내지 말자. 자투리 시간에 볼 수 있는 책, 생각할 수 있는 주제를 가지고 다니는 것이다. 그러면 많은 시간을 당신 것으로 만들 수 있을 것이다. 엘리베이터를 이용하지 않고 걸어 올라가는 것도 자투리 시간을 이용해 운동을 할 수 있는 좋은 지혜다.

셋째 시간관리도 결단이다

우리는 하루에 수도 없이 많은 결정을 내려야 한다. 식사메뉴 고르기 같은 사소한 것에서부터 배우자를 선택하는 중대한 일까지. 시간관리의 핵심은 우선순위에 따라 신속하게 결정하고, 가능한 한 빨리 그 일을 실천하는 것이다. 물론 중대한 결정은 심사숙고해야 한다. 그러나 사소한 것 조차 해야 할지, 말아야 할지, 어떻게 할 것인지 결정을 못해 시간을 낭비하지는 말라.

<직장인의 성공을 위한 시간관리 전략 20>

1. 무슨일이든 미루지 않고 지금 바로 시작한다.

2. 출퇴근 시 어학청취 등 자동차 안에서 보내는 시간을 활용한다.

3. 최고로 능률이 오르는 시간이 언제인가를 파악해 그 시간에 가장 중요한 일을 한다.

4. 낙관주의자가 되라. 긍정적인 태도가 업무 효율을 높인다.

5. 자잘한 업무들을 묶어서 한꺼번에 처리한다.

6. 정신을 집중해야 하는 창조적인 업무는 행정적인 업무와 분리시킨다.

7. 한 번 손대기 시작한 일은 가능하면 끝을 낸다.

8. 사무실이나 책상의 배열을 개선하고, 특히 책상은 되도록 깔끔하게 잘 정돈한다.

9. 업무상의 편지와 리포트, 수입 명세서 등에 날짜를 기입하고 봤다는 표시를 해둔다.

10. 계획을 짜고 우선순위를 정하는 데 시간을 할당한다.

11. 동료들이나 상사와의 관계에서 어느 일을 먼저 해야 할 것인가를 의논한다.