젊은 세대에 대한 이해가 힘들다는 건 어제오늘의 일이 아닙니다. 한 마디로 세대 간의 이해는 노력으로 풀어가야 하는 문제입니다. 젊은 세대를 비난하기에 앞서 최대한 이해하고자 하는 노력부터 해보면 어떨까요? 팀 회의 시 팀원들이 자신의 의견을 말하지 않아 답답한 상황이라면 회의 시간을 다음과 같이 점검해봅시다.

 

<실제 사례 연구>

영업팀을 맡고 있는 팀장은 회의만 하면 팀원들에게 불만이 생깁니다. 팀원들에게 안건을 제시하라고 해도 꿀 먹은 벙어리처럼 대답을 하지 않고 팀장의 눈을 피하기 바쁩니다.

 

강 팀장: “ 하반기 영업전략 회의를 지금부터 시작하겠습니다. 상반기 영업실적이 너무 저조해서 뭔가 획기적인 계획이 필요할 것 같은데, 다들 좋은 의견 있으면 편하게 이야기해보세요.”

황 팀원 : “ 상반기는 시장상황이 너무 좋지 않아 매출이 저조했지만 하반기에는 물량이 좀 나올 것으로 저는 기대를 하고 있습니다.”

강 팀장 : “ 그런 이야기 말고 우리가 별도로 노력해볼만한 것은 없을까요?”

황 팀원 : “네, 딱히 다른 아이디어는 없습니다.”

강 팀장 : “다른 분들은요?”

박 팀원 : “ 혹시 팀장님께서 생각하시는 전략이 있으면 알려주셔도 좋습니다.”

강 팀장 : “ 내 생각보다 여러분의 생각이 저는 궁금합니다. 박 팀원은 의견 없어요?”

박 팀원 : “ 네, 실적보고 준비를 하느라 너무 바빠서 전략에 대해서 생각을 해보지 못했습니다. 죄송합니다.”

강 팀장 : “ 제가 일주일 전에 영업전략 회의를 한다고 공지를 했는데 어떻게 의견 하나가 없나요? 다른 분들은 의견 없으세요?”

팀원들 : “…”

강 팀장 : “ 아무리 바쁘다고 해도 자기일인데 하반기에 어떻게 매출을 낼지 고민한번 해보지 않았다는 게 저는 이해가 되지 않네요.”

팀원들 : “죄송합니다.”

강 팀장 : “ 3일 뒤에 다시 회의를 할테니 그때까지 모두 하반기 영업 전략과 관련 의견 2개씩 가지고 참석하시기 바랍니다. 그리고 일에 대한 주인의식을 좀 가졌으면 좋겠어요.”

팀원들 : “네….”

회의를 해도 좋은 아이디어나 의견이 나오지 않고 팀장의 지시만 기다리는 팀원들을 보면 답답합니다. 어떻게 해야 팀원들이 자신의 의견을 적극적으로 끌어내고 토의할 수 있게 할 수 있을까요?

 

<이럴 땐 이렇게 해보세요>

단순히 팀원에게 의견을 제시하라고 강요만 해서는 절대 자율적이고 창의적인 의견이 나오지 않습니다. 다양한 아이디어를 창출하기 위해서는 먼저 부하 직원들이 자유롭게 이야기할 수 있는 분위기가 조성되어야 합니다. 부하 직원들이 의견을 적극적으로 끌어내기 위한 방법으로 다음을 참고하시기 바랍니다.

 

먼저 회의에 대한 퍼실리테이터를 임명합니다. 회의를 주관하는 팀장이 회의를 진행하면 팀장 중심으로 회의가 진행될 수밖에 없습니다. 그래서 팀장은 지원자 역할로 회의 주제 선정 및 최종안에 대한 의사결정, 결정된 사항에 대한 실행 지원을 담당하고 진행은 진행자를 별도로 임명하는 것이 효과적입니다.

진행자는 퍼실리테이터의 역할로 중립적인 입장에서 참석자들이 자유롭게 의견을 낼 수 있도록 독려하고 회의가 원활하게 진행될 수 있도록 돕는 역할을 합니다. 하지만, 퍼실리테이터 역할을 장난처럼 막내 팀원에게 맡긴다든지 하는 것은 오히려 역효과를 낼 수 있습니다.

 

두 번째, 사전에 회의 주제를 공유하고 개인 의견을 준비하게 합니다. 회의 참석자에게 토의 및 회의 주제를 3일 전에 공지하고 미리 생각할 시간을 준 뒤 1~2개의 의견을 가지고 회의에 참석하게 하면 조금 더 다양한 의견을 나누고 토의할 수 있습니다.

이때 주의할 점은 토론이 아닌 토의를 하는 것입니다. 토론은 특정 주제에 대해서 찬반양론으로 나뉘어 서로가 옳음을 관철하는 과정입니다. 하지만, 토의는 각자의 의견을 내놓고 하나의 의견으로 합치해 가는 과정입니다.

 

세 번째, 팀장 자신의 의견을 처음부터 말하지 않습니다. 팀원들은 팀장의 의견에 눈치를 볼 수밖에 없습니다. 그래서 처음부터 팀장이 의견을 낸다면 다른 팀원들은 수동적으로 팀장의 의견에 동참할 가능성이 크기 때문에 팀장은 의견이 있다고 하더라도 제일 마지막에 말하는 것이 좋습니다. 혹은 팀장은 잠시 나가 있는 것도 좋은 방법입니다. 팀장이 같이 있지 않을 때 팀원들의 창의성은 더 많이 발현될 수도 있기 때문입니다.

 

네 번째, 브레인스토밍보다는 브레인라이팅을 합니다. 브레인스토밍 훈련이 많이 된 조직은 의견을 내는 것이 자유롭지만 그렇지 못한 조직은 브레인스토밍으로 자유롭게 이야기를 하라고 하면 의견이 다양하게 나오기보다는 오히려 나온 의견에 대한 논쟁과 비판으로 시간을 보내는 일이 많습니다. 그래서 자유롭게 이야기하는 방식보다 접착 메모지에 자신의 의견을 1~3개씩 써서 돌아가며 이야기하고, 나온 내용에 자신의 의견을 추가하는 방식으로 아이디어를 도출하는 것이 더 효과적입니다.

 

다섯 번째, 비난하는 말과 평가하는 말을 하지 않습니다. 자기 생각과 다른 의견이 나왔을 때 이를 비난하거나 평가하는 발언을 한다면 팀원들은 자유롭게 의견을 내기 어려울 것입니다. 일단 타인의 의견은 존중하되, 본인의 의견을 더하도록 분위기를 조성해야 합니다. 효율적인 회의를 진행하기 위해서는 명확한 프로세스와 가이드가 필요합니다.