빈번하게 갑자기 업무를 변경해 달라거나 혹은 충분히 협의해서 정한 MBO 과제를 조정해달라는 팀원이 있습니다. 이런 팀원의 의견은 어디까지 수용해야 할까요?
<실제 사례 연구>
오늘은 최 대리와의 MBO 중간 점검 미팅 날입니다. 수행 과제들에 대한 진척 상황과 이슈 확인 중 갑자기 업무 조정을 요청하는 최대리….
“팀장님, 지금까지 설명해 드렸던 것처럼 제가 맡은 과제들을 제때완료하기 위해 일부 업무들을 조정해 주셨으면 합니다.”
(개인 목표는 팀 연간 과제 및 업무를 반영하여 팀원 간 합의하여 결정된 사항인데 이제 와서 갑자기 조정해 달라고 하면 어쩌자는 건지? 그래도 일단 들어보자….)
“최 대리, 왜 업무 조정이 필요한지 얘기해 보세요"
“예, 연초 MBO 목표 수립 시에는 부여된 과제를 충분히 완수할 수 있을 것으로 생각했지만 (부여된 과제가 많았고, 목표 수립 자체가 잘못되었다는 … (중략).”
“그래서 지금 동시 진행되고 있는 과제들을 제때 마무리하기 위해 ○○업무를 다른 팀원에게 이관했으면 합니다.”
(좀 더 계획적으로 업무를 수행했다면 몰리지 않고 충분히 완료했을 것 같은데, 왜 본인의 일하는 방식에 대한 반성보다는 목표가 잘못되었다고만 생각하지?)
“그럼 중간에 진행상의 이슈가 있을 때 왜 미리 얘기하지 않았나요? 그리고 누가 최 대리 업무를 맡아서 수행했으면 하나요?”
“그건, (…본인 잘못이 아니라 여러 변수 때문이었다는… 중략) ~ 때문입니다. 그리고 ○○ 과제가 거의 마무리된 김 대리에게 이관하면 좋을 것 같습니다.”
(김 대리가 ○○ 과제를 완료하기 위해 얼마나 큰 노력을 기울였는지 알고 있는데. 기한을 준수하면서 열심히 일한 팀원에게 일을 더 부여하는 게 맞는 건지…. 업무를 조정하지 않으면 팀 목표 달성이 어려울 것 같아. 그냥 무시할 수도 없고, 그렇다고 합의하여 수립한 목표를 갑자기 조정해 버리면 다른 팀원들의 불만과 팀 내분위기도 안 좋아질 텐데….)
일을 계획적으로 수행하지 않아 놓고, 이런저런 사유를 되며 목표수립 자체에 문제가 있었다는 최 대리가 이해되지 않았습니다. 팀장인 나와 중간중간 미리 커뮤니케이션하면서 조치했다면 충분히 해결할 수 있었던 일인데 말입니다.
팀장이 가장 고민하는 것은 최 대리와 같은 상황이 반복되어 업무가 빈번하게 조정되다 보면 팀원 간 불신 및 팀워크에도 큰 영향을 줄 수 있을 것 같아서입니다.
<이럴 땐 이렇게 해보세요>
단도직입적으로 말해 목표는 변경하지 마세요. 이런 일은 개인 성과관리에서 종종 발생하는 일입니다. 목표 수립할 때 상하 연계가 잘 되도록 철저하게 수립하지 않으면 발생할 수 있는 문제이기도 합니다.
회사에서 정한 중간 점검의 목적은 팀장들이 너무 커뮤니케이션을 하지 않고 최종 평가에만 집중하다 보니 팀원들이 납득하기 어려운 점이 발생하기 때문입니다. 결국, 평가 자체로 인해 회사에 대한 로열티나 업무에 대한 동기부여 저해를 방지하기 위한 프로세스입니다.
공식적인 중간 점검은 말 그대로 중간 점검입니다. 목표를 변경하는 이벤트 기간이 아니라, 연초에 설정한 목표를 어떻게 차질 없이 달성할 것인가를 체크하고 점검하는 시간입니다.
특히, 상대적으로 평가에 영리한 대리-과장급 팀원들이 목표 변경을 요청하는 경우가 많습니다. 그리고 연초에 설정한 목표를 쉽게 바꿔주면, 목표 설정이라는 주요한 활동 프로세스가 체화되지 않게 됩니다.
물론 목표를 수정해야 할 때가 있을 수 있으나, 목표의 수정은 극히 엄격하게 실시해야 합니다. 연초 수립하였던 목표가 환경 변화(사업 철수나 중단 등)로 더 의미가 없을 때는 새로운 과제를 발굴하거나 기존 과제에 집중할 수 있도록 목표 수정을 해야겠지만 이러한 경우를 제외하고는 가능한 한 신중해야 합니다.
회사에서 정한 중간 점검도 중요하지만, 한 달에 1회 이상 목표 진행 상황 미팅을 하길 바랍니다. 그리고 잘해야 합니다. 항상 관찰하고 기록하며 ‘대화의 기본에 충실하라’는 의미입니다.
따로 커뮤니케이션 노트를 만들어 일시, 내용, 이슈, 지원사항 등을 기록하는 것이 향후 최종 평가 시에도 유용하게 활용될 수 있습니다. 더불어 우리 팀장이 팀원에게 지속해서 관심을 두고 있다는 신뢰감을 주기 때문에 존경받는 리더의 첫걸음이 되어 줄 것입니다.