보고에는 정도(正道)가 있을까요? 정말 다양한 상사가 있기 때문에 그만큼 보고의 방법도 다양할 것입니다. 하지만 어떤 상사라도 원하는 보고법이 있습니다. 바로 보고를 받는 입장에서는 그것을 했을 때 무엇이 좋아지는지 명확한 성과 혹은 구체적인 결과를 알고자 하지요. 이를 위해서는 어떤 요령을 익혀야 할까요?

<실제 사례 연구>

새로운 임원은 근거와 데이터를 기반으로 의사결정을 하는 논리적 성향이 강한데 비해, 인사교육팀의 김 팀장은 경험과 노하우는 많지만 직관에 의존하여 업무를 추진하는 성향을 가지고 있습니다. 최근 리더십 교육의 강화 필요성을 느낀 김 팀장이 임원에게 ‘2024년 팀장 리더십 과정을 제안하는 상황’입니다.

“상무님, 지난번에 상의 드렸던 것처럼 우리 회사 신입사원들이 최근 많이 퇴사하고 있는데 그 원인이 회사의 수직적인 조직문화와 팀장의 리더십 역량 부족에 있는 것 같습니다. 현재 팀장들이 밀레니얼세대와의 소통을 힘들어하고 코칭하는 방법을 잘 몰라 어려워하고 있습니다. 그래서 이번에 리더십 교육을 3개월 프로젝트로 기획하여 교육받은 내용을 현업에 적용하는 방법으로 교육을 진행해보고 싶습니다.”

“김 팀장의 의견은 좋지만 회사 인력이 작년보다 많이 축소되어 팀장들이 자신이 맡은 일을 하기도 바쁜데 리더십 교육받을 시간이 있을까요? 그리고 지금 회사 자금 사정도 안 좋은데 리더십에 비용을 투자하기가 쉽지 않을 것 같아요.”

“저는 그래서 리더십 교육이 더욱 시급하다고 생각됩니다. 최근 젊은 직원들은 팀장에게 구체적인 피드백을 원하고, 자신의 성장과 관련된 일을 하고 싶어 하는데 이에 대한 팀장의 리더십 역량은 많이 부족한 상태입니다.

또한, 현재 직장 내 괴롭힘과 갑질 이슈도 있어 젊은 친구들이 느끼기에 표현을 거칠게 하거나 과격한 팀장들을 윤리위원회에 제보하는 상황이 생길까봐 우려도 됩니다.”

“김 팀장의 말이 무슨 뜻인지는 알겠고 충분히 공감은 되지만 지금 회사 사정이 어렵고 다들 사람 없다고 난리인데 그 바쁜 팀장들 모아놓고 며칠씩 교육한다고 하면 어느 부서에서 좋아하겠어요. 가뜩이나 일도 많은 팀장들인데. 현시점에서는 교육을 위해서 따로 예산을 쓰는 것이 어렵고 사람들을 모으기도 쉽지 않다고 생각이 돼요. 고민은 해보겠지만 시기를 좀 늦추거나 좀 더 현실적인 대안을 가져와 보세요. 예를 들어 교육을 대회의실에서 특강 2~3시간으로 하는 것도 좋은 방법이지 않겠어요?”

“상무님 의견도 맞는 말씀입니다만 일회성 특강으로는 교육 효과를 내기가 쉽지는 않습니다. 회사가 힘들 때일수록 오히려 리더(팀장)들의 역량을 향상해 조직의 성장을 도모해야 하지 않나 생각이 됩니다.”

“김 팀장의 말은 이해되는데 회사 사정이 여의치 않으니 추후 논의하는 것으로 하고 이번은 특강으로 진행했으면 좋겠어요.”

회사가 어려울수록 교육을 더 강화하여 역량을 키워나가야 한다고 생각하는데 임원과의 생각이 달라 답답합니다. 어떻게 하면 임원에게 품의를 잘 받을 수 있을까요?

<이럴 땐 이렇게 해보세요>

보고는 자신이 하고 싶은 말이 아니라 상사가 듣고 싶은 말을 해야 합니다. 하지만 대부분의 부하 직원은 자신이 무엇을 하고 싶은지, 무엇을 해야 하는지에 관해 설명하는 식으로 상사에게 보고를 많이 합니다. 그러나 보고를 받는 상사는 그것을 했을 때 무엇이 좋아지는지 명확한 성과와 구체적인 결과를 알고 싶어 합니다.

그래서 상사는 늘 요점을 추려서 핵심과 결론을 먼저 말하는 두괄식 표현을 부하 직원들에게 요구하게 됩니다. 우리는 글을 쓸 때 ‘기승전결’이라는 순서에 과도하게 집착하는데요, 상사에게 보고할 때는 결론을 먼저 말하는 ‘결승전’의 순서가 더 유리합니다. 그리고 결론의 경우도 추상적인 표현보다는 “○○○억 원이 절감됩니다.”처럼 명확한 수치를 제시하는 것을 참고하시기 바랍니다.

상사를 설득하려면 먼저 상사의 관점에서 보고를 할 수 있어야 합니다. 그러기 위해서는 보고를 받는 상사의 관심이 어디에 있고 최근에 어떤 일이 조직에 일어났는지를 보고자는 이해하고 있어야 합니다. 만약 최근 분기 마감을 한 상태이고 실적이 나빠져서 인건비가 늘었다는 보고를 상사가 받았다면, 무작정 신규 채용이 필요하다고 보고를 하기보다는 신규 충원 후 인력관리 방안 및 계획까지 함께 보고해야 승인을 받을 확률이 높아지게 됩니다.

‘보고 감각을 키운다’는 것은 보고자의 자기중심성에서 벗어나 상사의 관점에서 고민하고 방안을 찾는 것을 말합니다. 상사에게 보고를 준비할 때는 아래 사항을 참고해보시기 바랍니다.

첫째, 최근 상사가 가장 크게 고민하는 것이 무엇인지 확인합니다. 그리고 이 고민을 해결하기 위한 대의명분을 생각해봅니다.

둘째, 보고 후 상사가 내릴 결론과 그에 대한 나의 대응책을 준비합니다. 결론을 내기 전 예상 질문과 이에 대한 답변과 추가 근거자료를 준비합니다.

셋째, 회사의 경영철학, 임원 경영회의록, CEO 지시 사항에 관련 내용이 있다면 함께 언급합니다. 특히나 회사의 핵심가치는 의사결정에 있어서 좋은 판단 준거가 됩니다.