○ 직장생활에서의 의사소통이란?

의사소통(communication)의 원래 뜻은 ‘상호 공통점을 나누어 갖는다.’ 로 라틴어‘communis(공통, 공유)’에서 나온 말이다. 의사소통이란 두 사람 또는 그 이상의 사람들 사이에서 일어나는 의사의 전달과 상호교류가 이루어진다는 뜻이며, 어떤 개인 또는 집단이 개인 또는 집단에 대해서 정보, 감정, 사상, 의견 등을 전달하고 그것들을 받아들이는 과정이라고 할 수 있다.

사람들은 여러 가지 이유 때문에 의사소통을 한다. 직업생활에 있어서의 의사소통이란 공식적인 조직 안에서의 의사소통을 의미한다. 직업생활에서의 의사소통은 조직의 생산성을 높이고, 사기를 진작시키고 정보를 전달하고, 설득하려는 목적을 가지고 있다.

 

○ 자신의 의사소통능력은 어느 수준인가?

다음은 모든 직업인에게 일반적으로 요구되는 의사소통능력 수준을 스스로 알아볼 수 있는 체크리스트이다. 본인의 평소 행동을 잘 생각해 보고, 행동과 일치하는 것에 체크해 보고, 본인에게 부족한 능력은 무엇인지 파악하여, 이를 중점적으로 키우도록 한다.

 

○ 문서이해능력이란 무엇인가?

▶ 문서이해능력은 직장생활에서 접하는 많은 문서 중 필요한 문서를 확인하고, 복잡하고 다양한 문서를 읽고, 내용을 이해하여 요점을 파악하는 능력으로서 직업인에게 매우 중요한 능력이다. 오늘날 우리는 직장 내에서 많은 문서를 보고, 작성하는데 수많은 정보 중에 알맞은 정보를 빨리 이해하고 찾아내는 능력이 개인의 업무능력으로서 중요하게 여겨지고 있으므로 문서이해능력의 향상은 필수적이다.

우리는 직업생활을 하며 자신의 업무와 관련된 수많은 문서를 접하게 되며, 이를 적절하게 처리해야 한다. 하지만 이때 문서를 제대로 이해하지 못한다면 자신에게 주어진 업무가 무엇인지, 자신에게 요구된 행동이 무엇인지 파악하지 못해 원활한 직업생활을 영위할 수 없다. 그러므로 자신에게 주어진 각종 문서를 읽고 적절히 이해하여야 하며, 각종 문서나 자료에 수록된 정보를 확인하여, 알맞은 정보를 구별하고 비교하여 통합할 수 있어야 한다. 더 나아가 문서에서 주어진 문장이나 정보를 읽고 이해하여, 자신에게 필요한 행동이 무엇인지 추론할 수 있어야 하며, 도표, 수, 기호 등도 이해하고 표현할 수 있어야 한다. 그리고 문서에 나타난 타인의 의견을 이해하여 요약하고 정리할 수 있는 능력이 직업생활에서 원활한 문서이해능력으로서 상당히 중요하다.

 

○ 문서작성능력이란 무엇인가?

▶ 문서작성능력은 직업생활에서 목적과 상황에 적합한 아이디어와 정보를 전달할 수 있는 문서를 작성하는 능력이다. 직업인은 자신에게 주어진 업무나 자신을 둘러싸고 일어나는 상황에서 필요한 문서가 무엇인지 이해하고 작성할 때 조직의 요구에 효과적으로 부응할 수 있다. 따라서 다양한 문서를 이해하고 상황과 목적에 맞는 문서작성능력의 함양이 요구된다.

문서란 제안서․보고서․기획서․편지․메모․공지사항 등 문자로 구성된 것을 말한다. 사람들은 일상생활에서는 물론 직업생활에서도 다양한 문서를 자주 사용한다. 하지만 직장에서의 문서작성은 업무와 관련된 일로 조직의 비전을 실현시키는 생존을 위한 것이라 할 수 있다. 그렇기 때문에 직업인으로서 문서작성은 개인의 의사표현이나 의사소통을 위한 과정으로서의 업무일 수도 있지만 이를 넘어 조직의 사활이 걸린 중요한 업무이기도 하다.

문서는 왜 작성하여야 하며, 문서를 통해 무엇을 전달하려 하는지 명확히 한 후에 작성해야 한다. 문서를 작성할 때에는 작성하는 개인의 사고력과 표현력이 총동원된 결정체이며, 문서에는 대상과 목적, 시기가 포함되어야 하며, 기획서나 제안서 등 경우에 따라 기대효과 등이 포함되어야 한다.

 

○ 경청능력이란 무엇인가?

▶ 경청능력은 다른 사람의 말을 주의 깊게 들으며, 공감하는 능력이다. 직장인들이 개인이나 조직 간에 원만하게 관계를 유지하고 업무 성과를 높이기 위해서는 적절하게 의사소통할 수 있는 능력이 필수적이다. 특히, 의사소통을 하기 위해서는 다른 사람의 말을 주의 깊게 들으며, 공감할 수 있는 능력을 갖추는 것이 우선시 되어야 할 것이다.

남이 하는 이야기를 건성으로 듣거나 대강 듣거나 적당히 들으면 아니 듣는 것과 같다. 똑바로 듣고 정확히 듣고 철 저히 들어야 청자(廳者)는 제 역할을 다하는 것이다. 정보를 듣고 아이디어를 듣고 지혜를 듣고 지식과 상식을 듣고 뉴스를 듣고 남의 일화를 들음으로써 우리는 삶의 앞날을 슬기롭게 헤쳐 나갈 수가 있다.

학생은 수업 시간에 선생님 이야기를 잘 들어야 하고, 비즈니스맨은 거래선의 이야기를 귀담아들어야 하며, 외교관은 주재국 당사자들의 이야기를 주의 깊게 경청하여야 한다. 맡은 바 임무를 착실히 수행하려면 무엇보다 우선 현장의 소리를 성실하게 듣고 대책을 강구하는 것이 순리이다.

이와 같이 경청이란 다른 사람의 말을 주의 깊게 들으며, 공감하는 능력이다. 경청은 대화의 과정에서 당신에 대한 신뢰를 쌓을 수 있는 최고의 방법이다. 우리가 경청하면 상대는 본능적으로 안도감을 느끼고, 경청하는 우리에게 무의식적인 믿음을 갖게 된다. 그리고 우리가 말을 할 경우, 자신도 모르게 더 집중하게 된다. 이런 심리적 효과로 인해 우리의 말과 메시지, 감정은 아주 효과적으로 상대에게 전달된다. 우리가 경청하는 만큼, 상대방은 우리의 말을 경청할 수밖에 없는 것이다. 자기 말을 경청해주는 사람을 싫어하는 사람은 세상에 존재하지 않는다.

 

○ 의사표현능력이란 무엇인가?

▶ 의사표현능력이란 말하는 사람이 자신의 생각과 감정을 듣는 사람에게 음성 언어나 신체언어로 표현하는 능력이다. 의사표현력은 의사소통의 중요한 수단으로 직장인들이 개인이나 조직 간에 원만하게 관계를 유지하고 업무 성과를 높이기 위해서는 필수적인 능력이다. 해야 할 말을 자신이게 말하는 사람이야말로 진정 용기 있는 사람이다. 자신의 능력을 제대로 표현하기 위해서는 효과적인 의사표현능력을 갖추어야 한다.

의사표현이란 한마디로 말하기이다. 즉, 말하는 이가 자신의 생각과 감정을 듣는 이에게 음성 언어나 신체언어로 표현하는 행위이다. 의사표현에는 음성언어와 신체언어가 있는데, 음성언어는 입말로 표현하는 구어이고, 신체언어는 신체의 한 부분인 표정, 손짓, 발짓, 몸짓 따위로 표현하는 몸말을 의미한다.

‘말’이 우리 생활이 미치는 영향이 매우 크기 때문에 제대로 말을 하는 방법에 대한 노력이 그만큼 커지고 있는 것이다.

의사표현은 의사소통의 중요한 수단으로 특히, 말하는 이의 의도 또는 목적을 가지고 그 목적을 달성하는데 효과가 있다고 생각하는 말하기를 의미한다. 의사소통의 중요한 수단인 말하기가 사용되는 예를 들면, 첫째, 말하는 이가 듣는 이에게 어떤 영향을 미치기 위하여 주장하는 것이다. 즉 말하는 이는 듣는 이의 생각을 변화시키려는 의도로 주장하는 것이다. 둘째, 필요한 정보를 제공받기 위하여 질문하는 것이다. 셋째, 어떤 일을 해주도록 요청할 때 하는 것이다.

 

○ 기초외국어능력이란 무엇인가?

▶ 기초외국어능력은 직장생활에 있어서 외국어로 된 간단한 자료를 이해하거나, 간단한 외국인의 의사표현을 이해하는 능력을 의미한다. 오늘날 21세기 지구촌은 국경을 초월한 개방화, 정보화, 세계화가 이루어지고 있으며, 직장생활 중에 다른 나라 사람들과 함께 일을 하는 경우가 많아졌다. 따라서 세계화시대에 능력 있는 직업인이 되기 위해서는 기초외국어능력을 길러야 한다.

기초외국어능력이란 직업생활에 있어 우리의 무대가 세계로 넓어지면서 우리만의 언어가 아닌 세계의 언어로 의사소통을 가능하게 하는 능력을 말한다. 기초외국어능력은 외국인들과의 유창한 의사소통을 뜻하는 것은 아니다. 다만 직업생활 중에 필요한 문서이해나 문서작성, 의사표현, 경청 등 기초적인 의사소통을 기초적인 외국어로서 가능하게 하는 능력을 말한다.

기초외국어능력은 외국어로 된 간단한 자료를 이해하거나, 외국인과의 전화응대와 간단한 대화 등 외국인의 의사표현을 이해하고, 자신의 의사를 기초외국어로서 표현할 수 있는 능력이다.