결론 먼저? 이유 먼저? : 논리적이고 설득력 있게 업무 보고하는 법 [유경철의 자기경영](23)
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결론 먼저? 이유 먼저? : 논리적이고 설득력 있게 업무 보고하는 법 [유경철의 자기경영](23)
  • 뉴스앤잡
  • 승인 2021.07.27 09:10
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 Q. 결론부터 보고하라구요?

상사는 보고를 들을 때 “결론부터 말해 봐요”라고 말하는 경우가 많습니다. 저는 업무 보고를 할 때 먼저 자료 검토한 부분을 설명하고 이유를 말한 후 결론을 말하는 경향이 있는데, 자꾸 결론부터 말하라고 하니 당황스럽습니다. 어떻게 해야 상사의 마음에 드는 보고를 할 수 있을지 알고 싶습니다.

<실제 사례 연구>

“임 사원, 다음부터 업무 보고할 때는 무조건 된다, 안 된다, 좋다, 아니다와 같이 결론부터 말하고 보고를 시작했으면 좋겠어요.”

“네, 그런데 반드시 결과가 명확하게 나오지는 않아서요. 우선 설명을 충분히 들으신 후에 판단하셔도 좋을 것 같은데요.”

“제가 모든 것을 다 듣고 판단할 만큼 시간이 많지가 않아요. 우선 결론을 들어보고, 필요하면 원인이나 근거 들을 더 들어 볼 테니까 다음부터는 결론부터 빠르게 보고하도록 하세요.”

“네, 알겠습니다.”

<PREP를 이용하여 상사에게 보고 하는 방법>

리더들은 언제나 바쁩니다. 부하 직원이 많을 경우에는 더욱 의사를 결정해야 할 때가 많습니다. 그래서 대부분의 리더들은 우선 결론을 듣고 싶어 합니다. 그러니 보고할 때는 무조건 결론부터 간략하게 말하고, 원인과 근거 등을 이어서 보고해야 합니다. 이때 결론만 듣고도 의사 결정이 끝나면 리더들은 더 이상 보고를 원하지 않을 수도 있습니다.

PREP 프로세스를 사용하면 논리적이면서도 중간에 끊기지 않는 보고가 가능해집니다. 회의나 미팅, 기타 보고 상황에서 이 프로세스에 따라 말할 수 있도록 준비하는 것이 좋습니다.

PREP는 Point – Reason – Example – Point의 약자로, 논리적으로 요점을 말하고, 그 요점에 대한 이유를 설명한 뒤 사례와 근거를 들어 다시 한번 결론을 말하는 방식입니다.

이야기하고 싶은 결론의 이유와 근거가 있기 때문에 상대방이 쉽게 수긍할 수 있습니다. “결론이 뭔데”라고 자주 이야기하는 상사에게 사용하면 더욱 효과적입니다.

– Point(결론)

보고할 때 가장 유의해야 할 점은 결론부터 말해야 한다는 것입니다. 의견을 수용할지, 반려할지를 결정하기 위해서는 명확한 결론 Point을 알아야 하기 때문입니다. 결론을 말할 때는 상대가 듣고 싶은 핵심이 가장 먼저 귀에 들어올 수 있도록 구성해야 하며, 명확하고 간결하게 이야기해야 합니다.

・(찬성이나, 반대 의견 등을 표현할 때) 제 의견은 ~입니다.

・저는 ~하는 편이 좋다고 생각합니다. (~을 권해 드립니다. ~해야 한다고 생각합니다 등)

・결론부터 말씀드리면 ~입니다.

・제가 여기에서 말씀드리고 싶은 것은 ~입니다.

・여기에서 가장 중요한 것은 ~입니다.

– Reason(이유)

결론을 말한 후에는 그 결론이 나온 이유를 설명하면 됩니다. 이유는 논리의 핵심이라고 할 수 있습니다. 이를 명확하게 설명할 수 있어야 상대방을 납득시킬 수 있으니까요. 이유를 이야기할 때는 전체적인 것부터 설명한 후 세부적인 부분을 설명하면 좋습니다.

・왜냐하면 ~이기 때문입니다.

– Example(사례)

타인을 설득할 때는 이유에 대한 명확한 근거 사례가 있어야 합니다. 결론과 이유가 정확해도 사례나 데이터가 정확하지 않으면 신뢰를 얻기 힘듭니다. 따라서 보고를 할 때는 가장 정확하고 확실한 데이터와 레퍼런스를 근거로 삼아야 합니다.

・예를 들면,

・구체적으로 말씀을 드리자면,

・~의 경우를 보면,

・이것은 ~의 경우입니다만,

・만약 ~라고 합시다. 그러면 여기에서~

・~에 대해 생각해 봅시다.

– Point(결론)

결론을 한 번 더 이야기하는 것은 내용을 확실하게 전달하고 설득에 마침표를 찍기 위해서입니다. 반복을 통해 강조하는 효과도 낼 수 있습니다. 사람들은 이야기를 반복해서 들으면 더 중요한 것으로 인식하니까요.

・따라서 이를 고려할 때

・결론적으로

・다시 말씀드립니다만

・마지막으로 말씀드리고 싶은 것은 ~입니다.

・이렇게 되었으니 여러분이 ~해주셨으면 합니다.

・꼭 ~했으면 합니다.

다음은 PREP 프로세스로 말하기의 좋은 예입니다.

팀장님, 회사의 재택근무 비율을 월 30퍼센트에서 50퍼센트로 상향 조정하려 합니다. (결론)

이번 코로나19 재난 상황 때 2개월간 재택근무 비율을 80퍼센트까지 올렸는데, 업무 성과가 저하되지 않았기 때문입니다. (이유)

실제 2개월간 진행한 내용을 바탕으로 작년과 매출, 영업 이익 등을 비교해 보니 큰 변화가 없었습니다. 직원들 또한 업무 목표를 달성하는 데 전혀 문제가 없었으며, 향후 재택근무 확대에도 거부감이 없었습니다. 일부 어려움이나 개인적인 문제들은 진행하면서 보완하면 될 듯합니다. (사례)

그래서 재택근무 비율을 1차적으로 50퍼센트까지 확대하고, 1년 후 업무 성과 체크와 직원 설문 조사 등을 거쳐 의견을 취합한 후 추가 확대 여부를 결정하려 합니다. (결론)

<커뮤니케이션 팁>

PREP는 Point – Reason – Example – Point의 약자로, 논리적으로 요점을 말하고 그 요점에 대한 이유를 설명한 뒤 사례와 근거를 들어 다시 결론을 말하는 방식입니다. 이야기하고 싶은 결론의 이유와 근거가 있기 때문에 상대방이 쉽게 수긍할 수 있습니다.


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