자신에게 맞는 직무를 선택해서 취업하는 것은 무엇보다도 중요하다. 뉴스앤잡에서는 각각의 직무에 대해 하는 일, 필요 역량과 자질, 채용 시 평가항목 등을 인앤잡 모바일 직무가이드 내용을 일부 발췌하여 소개한다. <편집자 주>

일반적으로 기업은 세부 부서가 나뉘어 있으며, 개별 직원은 각자 자신이 맡은 직무에 맞는 전문성을 갖춰 일한다. 각 부서에 높은 전문성, 명확한 직무 범위를 추구할수록 회사 전반에 필요한 기본적인 행정 업무를 일반 직원이 각자 일임하게 된다면 효율성 측면에서 문제가 발생한다. 이 때, ‘총무 직무’는 기업의 효율성을 높이기 위하여 직원들 사이에서 다양한 행정 지원 업무를 통해 직원들을 돕는 윤활유 역할을 한다.

회사 전반의 행정 업무를 총괄하는 ‘총무 직무’

‘총무’는 단어의 정의에서도 나타나듯 회사 안에 있는 모든 행정 업무를 총괄하는 직무다. 조직의 경영목표를 달성하기 위하여 총무 직무는 ▲자산관리 ▲업무 및 복지지원 ▲각종 계약 ▲안전교육 ▲보안 등의 업무를 담당한다. 총무 직무는 경영지원 전반을 이해해야 하므로 회사의 규모에 따라 인사·노무에 대한 업무를 병행하기도 한다. 총무 직무의 세부 업무에 대한 설명은 아래와 같다.

자산관리 = 기업의 장비, 비품, 부동산 등 자산을 관리하는 업무다. 자산의 형성(구매)와 유지·보수 등을 책임진다. 그밖에도 인적 자원에 대한 관리나 회사 내규 및 관계 법령에 대한 이해가 필요하다.

업무 및 복지지원 = 개별 직원이 처리하기 힘든 제반 업무에 대한 지원과 복리후생에 대한 업무를 진행한다. 예를 들어, 일반적인 직무 범위를 넘어선 각종 공문서 및 회사 문건을 작성하거나 사내 행사의 기획 및 운영, 의전 등을 총무가 담당하게 된다.

안전교육 및 보안 = 기업의 구성원들을 대상으로 안전교육 및 보안 업무를 진행한다. 인사나 노무 파트에서 미처 담당하지 못하는 안전교육이나 보안사항에 대한 전문성을 갖춰 업무를 담당한다.

총무 직무의 채용 평가항목, ‘커뮤니케이션 능력’과 ‘창조성’

총무 직무는 업무 영역이 상당히 넓고, 전사적인 관점에서 임직원들의 행정 지원을 하므로 각 부서와 원활하게 소통할 수 있는 ‘커뮤니케이션 능력’이 필요하다. 임직원뿐만 아니라 대외 행사 및 기업 이미지 제고를 위한 과정에서 외부 관계자와의 소통도 수반되므로 대인관계에 있어 긍정적인 인상을 줄 수 있는 커뮤니케이션 능력은 필수적이다.

이와 관련하여 K기업 총무 팀에서 일하고 있는 우상재 과장은 “총무는 기업의 테두리 안에 있는 수많은 관리자 사이의 가교 역할을 하게 된다. 따라서 타인의 의견을 경청하고 저마다의 고충을 이해하는 것이 무척 중요하다.”고 밝혔다.

또한 업무 과정에서 상법·세법·부동산등기법 등 각종 법률지식이나 회계 능력, 보안지식과 같이 폭넓은 분야를 공부해야 하므로 총무 직무는 다른 직무보다 높은 수준의 ‘창조성’이 필요하다.

경영지원의 최고 전문가가 되는 길... 세부적인 커리어패스 설정에는 유의

총무 직무는 경영지원 전반을 일임할 수 있는 넓은 업무범위를 가지고 있다. 따라서 총무로서의 전문성을 갖추다 보면 인사·노무·재무 등 경영지원의 세부 직무의 지식과 기술을 습득함으로써 전사 지원조직의 리더로서 성장할 수 있다. 이직·전직 측면에서도 총무가 아닌 다른 경영지원 계열로 입사하더라도 관련 역량을 습득한 상태이므로 빠르게 커리어 개발을 시도할 수 있다는 장점이 있다.

한편, 총무 직무의 넓은 업무범위가 최근 고용시장에서는 독으로 작용하기도 한다. 기업에 필요한 부차적인 행정 소요를 외주나 파견직으로 대체하는 경우가 늘어나고 있기 때문이다. 하나의 업무에 집중하지 않고 다양한 일을 해야 하므로 전문성을 높이지 못하는 경우도 발생한다. 따라서 세부적인 커리어패스를 설정하는 과정에서 총무 직무는 인접 업무를 담당하는 경영지원 계열의 직무로 진출할 것까지 고려하는 것이 좋다.